Se avete uno spazio ufficio personale al vostro posto di lavoro è una buona norma cercare di tenerlo organizzato. Una scrivania nel caos puo' dare l'impressione sbagliata: che siamo disordinati, che non siamo efficienti e che abbiamo pile di lavoro arretrato.
Quali sono i segreti per tenere in ordine l'ufficio?
Mantenere le superfici piu' sgombre possibile ed imporsi l'abitudine di dare una sistemata prima di andare via. Come la sera preferite andare a coricarvi in un letto rifatto, la mattina la vostra mente sarà rinfrancata ad iniziare il lavoro in uno spazio ordinato.
Ordinare la scrivania è anche una questione igienica: piu' stipate sono le vostre scrivanie piu' è difficile spolverare per le donne delle pulizie e per voi.
Come mantenere in ordine la scrivania ed essere piu' efficienti sul lavoro?
1) L'agenda: non serve ad ordinare l'ufficio, ma senza di lei sarei persa sul lavoro. Il mio lavoro richiede tantissima pianificazione ed ogni giorno spendo del tempo sulla mia agenda. Ogni sera prima di uscire controllo di aver fatto tutto e quello che dovro' fare il giorno seguente.
Se ancora non usate un'agenda al lavoro, fate una prova e vedrete come la vostra efficienza sul lavoro migliorerà notevolmente.
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2) Divisori per documenti: il vero segreto per liberare la scrivania dalle pile di fogli è utilizzare dei porta documenti ed utilizzare lo spazio in verticale. Questo sistema io non lo uso per archiviare, ma SOLO per ordinare i fogli sulla scrivania. Io utilizzo quattro divisori:
- carta da riciclare, che utilizzo per prendere appunti o fare schemi;
- appunti che voglio tenere a portata di mano;
- cose da leggere;
- cose da fare. Prima di uscire controllo il contenuto di questo portadocumenti e cerco sempre di svuotarlo.
Questi divisori erano già disponibili al lavoro, io ho solo aggiunto delle semplici etichette usando dei post-it (che come si vede farei meglio a fissare con dello scotch). Se non avete niente di simile a disposizione e (giustamente) non volete spendere i vostri soldi, potete ricavare qualcosa di simile ritagliando le scatole dei cereali e magari ricoprendole con della carta da pacco colorata.
3) La cancelleria: deve essere davvero limitata ed a portata di mano. Io tengo sempre la cucitrice, post-it, qualche penna ed evidenziatore. Io ho un cassetto sotto la scrivania, dove tengo cose che uso meno come graffette, i punti della cucitrice, riserve di post-it. Anche a me piace decorare l'agenda, usare penne colorate, etc. Queste cose pero' le riservo per la mia agenda di casa, al lavoro è bene essere organizzati ma non esagerare con lo stile "ho un astuccio che fa invidia a mia figlia che va alle elementari".
4) Post-it strategici: io uso questi post-it attaccati al computer per avere sotto gli occhi alcune informazioni importanti e che consulto spesso (numeri di telefono, indirizzi IP del e cose cosi'). Evito di riempire di post-it dapperttutto, farebbero confusione. Li uso anche per segnare cose urgenti, pero' piu' che attaccarli al computer, preferisco inserirli nell'agenda.
5) Il computer: cercate di mantenerlo ordinato, usando le cartelle per organizzare e non salvate tutto sul desktop (quanti desktop vedo completamente pieni di file e cartelle?). Immaginate che un giorno qualcuno debba recuperare un file dal vostro computer: riuscirebbe a trovarlo secondo un ragionamento logico? Date dei nomi sensati alle vostre cartelle ed ai vostri file. Per quanto a voi sembra di ritrovarvi nella vostra confusione... un computer ordinato puo' davvero rendervi piu' efficienti.
Ovviamente questi consigli sono abbastanza generali, ma voi potreste avere esigenze diverse dalle mie. Ad esempio non voglio entrare nel merito della personalizzazione del proprio spazio ufficio, io non ho messo nessuna foto, fiore, etc. E' vero pero' che io passo davvero poco tempo alla scrivania e quindi non lo sento poi cosi' come un posto completamente mio.
Spero vi possa essere stata utile e se avete delle domande, suggerimento, lasciatemi un commento.
Buona organizzazione a tutti!
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