Come archiviare l'agenda

Per tutte le patite dell'agenda, soprattutto quelle che amano decorare le loro pagine, arriva il momento cruciale di che cosa fare delle agende vecchie. Tenerle? Non tenerle?

Io sono una persona semi-sentimentale, alcune cose non le butterei mai, mentre per altre non ci penso due volte. Non voglio dare consigli assoluti, perchè siamo tutti diversi...ma spero di poter dare qualche consiglio o qualche spunto di riflessione.

Quali sono i motivi per cui tenere l'agenda?

1) Per non perdere alcune informazioni che vorrei conservare

Un'ottima motivazione. Ma quali sono queste informazioni? Sono numeri di telefono? Indirizzi? Oppure il fatto che il 5 marzo scorso volevamo pulire il forno? Non tutte le informazioni contenute nell'agenda hanno lo stesso valore. 

Alcune informazioni potrebbero in effetti essere importanti, ma saremmo in grado di trovarle a colpo sicuro? Ha senso tenere un'intera agenda per paura di perdere qualcosa se poi siamo noi a perdere mezz'ora a ritrovarlo quel qualcosa?

Vi dico come mi regolo io:

Intanto io uso un'agenda ad anelli: in questo modo il calendario puo' essere cambiato di anno in anno ma una parte è invece fissa. In questa parte fissa segno di tutto: dagli indirizzi, ai numeri utili, alle idee per i menu' e per la casa... Se volete saperne di piu' avevo descritto bene le mie sezioni in questo post precedente. Il vantaggio è che una informazione segnata qui non rischia di essere persa e soprattutto è molto piu' facile da ritrovare...lo trovo molto piu' funzionale di andare a sfogliare un anno di calendario pagina per pagina.

Questo vuol dire che sono cosi'  brava che vado subito a segnare quella certa informazione nella pagina giusta? Macchè!! Io le cose le segno dove capita, ma poi ricopio solo quello che davvero ritengo importante. Io archivio/butto via i fogli ogni tre-quattro mesi circa (per evitare di avere un'agenda cicciona piena di fogli) e non man mano che passano le settimane. Intanto so che non avrei mai la costanza, ma poi penso che sia un bene far passare qualche tempo prima di valutare cosa è davvero da conservare da cosa no.

2) Il secondo motivo per cui tenere le nostre agende è piu' legato ai ricordi. 

Magari avete segnato sulla vostra agenda le cose belle che vi sono successe oppure le frasi buffe dette dai vostri figli. Inoltre se amate decorare le agende è sempre difficile buttare il proprio lavoro. Ci saranno persone che non riusciranno a staccarsi da nessuno di questi ricordi, ma vorrei comunque vorrei proporvi qualche riflessione su come fare delle scelte.

Cominciamo dai ricordi: hanno tutti lo stesso valore? Una serata particolare, un viaggio, una giornata molto felice...se leggere gli appunti di queste giornate vi suscitano bei ricordi è un conto. Ma se leggete: sabato sera pizzeria, vi ricordate dove e con chi ci siete stati? Non tutti i nostri ricordi sono ugualmente belli, anche se sono di cose che in quel momento ci hanno fatto piacere. E a volte neanche leggere di un certo evento felice ma abbastanza ordinario come uscire per una pizza basta per far tornare vivido il ricordo.

In questo caso io butto, tanto piu' se questi piccoli ricordi si mischiano ad altri appunti mooolto piu' ordinari, come "andare in posta, comprare la carta igienica e scongelaare la carne". In fondo tutta questa carta porta via spazio. Come archivio le pagine che voglio davvero tenere? Ho trovato una scatola delle dimensioni giuste e poi le pagine dello stesso anno le tengo insieme usando le clip, come si vede in foto. Io in questa scatola tengo sia le pagine vecchie, sia tutti i refill nuovi...per me avere uno spazio limitato è un buon metodo per costringermi a fare una cernita. Per chi non ha agenda ad anelli, io comunque consiglierei di tagliare via le pagine...vi occupano troppo spazio le agende intere. Ovviamente questi sono punti di vista, ma immagino che se state leggendo questo post è perchè cercate un po' di ispirazione su come archiviare cio' che serve e quello che magari puo' anche andare...

Per quanto riguarda le frasi buffe dette dalla famiglia...io ho una sezione a parte nell'agenda che resta fissa. In questo modo i ricordi non vengono persi e vanno a formare una specie di "agenda di famiglia" che trovo sia una cosa molto dolce da sfogliare negli anni.

Per tutte le patite di decorazioni, secondo me si potrebbe procedere come per i disegni dei bambini: mica si possono tenere tutti. Datevi un numero di pagine: 10, 20...o quante vi pare, ma poi fate una cernita. E' vero ci avete perso tempo e anche soldi in forma di stickers, washi tape etc...ma in fondo lo scopo di decorare è quello di abbellire mentre si usa l'agenda e renderla piu' colorata. Certo se le riguardate spesso non saro' certo io che riusciro' a convincervi di buttarle, ma se le tenete e non le guardate mai...di fatto non ne state traendo alcun beneficio, a parte quello di occupare spazio sulle vostre scrivanie/armadi.

Io non sono una gran decoratrice, si' metto qualche sticker, uso penne colorate e qualche washi tape...ma basta. Per me pagine come queste non hanno davvero senso di essere conservate.

Per concludere vi dico come io procedo quando devo archiviare l'agenda

Tiro fuori tutte le pagine del calendario dei mesi passati e le sfoglio ad una ad una.
Ci sono informazioni importanti da copiare nelle sezioni fisse?
Ci sono pagine particolarmente significative che vorrei tenere?
Copio quello che devo copiare e metto da parte quelle che vorrei tenere.

Quando archivio i mesi passati vuole anche dire che tiro fuori i mesi successivi e quindi approfitto per segnare i compleanni nelle pagine apposite. Io ho una pagina dove segno tutte le ricorrenze. Se per caso tra le pagine vecchie ho segnato compleanni di nuove amicizie, ne approfitto per aggiugerle alla mia lista.

All'inizio del calendario io tengo un paio di pagine che fanno parte del mio refill della Full-Time, sono due prospetti annuali: uno molto piccolo (a sinistra) e uno in cui ci sono tre mesi per pagina. Nel primo io segno il ciclo, è compatto e ho una visione che copre tantissimi mesi. Nel secondo segno il mio peso e anche gli eventi piu' significativi dell'anno.

 

Quando sfoglio le mie pagine e vedo che ci sono stati degli eventi particolarmente importanti osservo bene le pagine in cui sono stati segnati. E' l'intera pagina carina o la vorrei tenere solo perchè mi ricorda quel tale evento? Un conto se ho davvero decorato la pagina e vederla mi ricorda il mio stato d'animo di quel momento, altrimenti semplicemente ricopio l'evento in questo prospetto annuale. In questo modo con solo due fogli di agenda posso ricordarmi tutti gli eventi salienti di un anno. Io questi prospetti li tengo sempre nell'agenda, anche quelli degli anni passati (almeno per un paio di anni). 

So bene che questo mio metodo non troverà il consenso di tutti, siamo tutti diversi e il mio obiettivo era solo dare qualche spunto. Spero che possa essere stato utile a qualcuno.

Buona archiviazione a tutti!